Wij vinden het belangrijk dat het management en bestuur beter in positie komt en dat (interne) sturing en verantwoording wordt versterkt. Hiertoe zijn in de begroting 2019 diverse speerpunten benoemd waar we de komende jaren aan gaan werken.
Wij streven naar operational excellence. Wij vinden het belangrijk de komende jaren de ‘basis op orde’ te brengen en door te ontwikkelen. Hiertoe zijn in 2019 verdere verbeteringen doorgevoerd en/of in gang gezet. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan:
- Inrichten e-facturatie
- Herziening beleid reserves en voorzieningen
- Invoeren verplichtingen administratie
Verder zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd in de financiële administratie waarmee minder handmatige werkzaamheden uitgevoerd hoeven te worden.
Inrichten e-facturatie
In het eerste kwartaal is de zogenaamde e-facturatie ingericht. Dit maakt het voor leveranciers van de gemeente mogelijk om facturen digitaal aan te leveren. In 2019 is hier nog beperkt gebruik van gemaakt. In combinatie met de verplichtingenadministratie is de verwachting dat meer ondernemers gebruik zullen gaan maken van deze mogelijkheid
Herziening beleid reserves en voorzieningen
In 2019 zijn verscheidene grote beheersplannen voor kapitaalgoederen geactualiseerd. een administratief knelpunt hierbij was dat de beschikbare reserves niet aansloten op de meerjarenplannen. Sommige reserves waren onvoldoende gevuld, of werden ook aangewend ten behoeve van de dekking van kapitaalslasten en of exploitatie uitgaven. Met de vaststelling van de beheersplannen voor onder meer Bruggen Wegen en Havens zijn de betreffende reserves aangepast naar egalisatie reserves. Jaarlijks vind een vast storing plaats en de onttrekkingen zijn afhankelijk van de werkelijke uitgaven.
Met ingang van 2019 worden egalisatiereserves toegepast waar sprake is van meerjarig planmatig onderhoud.
Invoering verplichtingenadministratie
In het kader van het verbeteren van de interne sturing is in 2019 de mogelijkheid ingericht om verplichtingen vast te leggen. In combinatie met e-facturatie wordt het mogelijk om een deel van de facturenstroom digitaal af te handelen. Een belangrijker voordeel is dat erbij budgetten gestuurd kan worden op aangegane verplichtingen ipv betaalde facturen. Mogelijke overschrijdingen en/of onder-uitputtingen worden hiermee eerder zichtbaar.
Rechtmatigheidsverklaring
Onderdeel van de jaarlijkse accountantsverklaring bij de jaarrekening is de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. Met ingang van 2021 moet elk college van B&W een eigen rechtmatigheidsverklaring afgeven bij de jaarrekening.