Bedrijfsvoering

De gemeente Edam-Volendam wil een organisatie zijn die midden in de samenleving staat. De vraag is dan hoe je als organisatie omgaat met de steeds snellere veranderingen in het werk en in de omgeving. Bestuurlijke opgaven veranderen continue en er vindt een toenemende digitalisering in werkprocessen plaats. Dat vraagt om een organisatie die wendbaarheid heeft. De lokale overheid krijgt steeds meer taken erbij. Ook is een groeiend besef en noodzaak rond het onderwerp duurzaamheid zichtbaar. Er wordt meer zelfredzaamheid van burgers verlangd en er is een toenemend belang om de samenwerking op te zoeken. Niet alleen met inwoners en bedrijven, maar ook met andere stakeholders. Dat vraagt om een passende manier van denken en omgaan met de klant, maar ook met elkaar als bestuur en collega's. We vinden het belangrijk om uitdagingen aan te gaan, eigen verantwoordelijkheid te nemen en af te durven wijken van standaard werkwijzen. Om snel te kunnen reageren moeten we doorontwikkelen naar een open en naar buiten gerichte organisatie. Juist in deze tijd is het noodzaak dat er regie wordt genomen. Als organisatie moeten we de veranderingen omarmen en samen aanpakken.

De gemeentelijke organisatie zal op een juiste manier vorm gegeven moeten worden, zodat deze:

• bijdraagt aan de realisatie van de doelen die we (bestuurlijk, organisatorisch, menselijk) voor ogen hebben;
• past binnen de huidige netwerksamenleving met haar technologische hulpmiddelen;
• toekomstbestendig is;
• aantrekkelijker is en blijft als werkgever voor (zittende en toekomstige) medewerkers;
• past bij de ambities (en de uitvoering daarvan) van de raad en het college.

Per 1 juni 2019 is de gemeentelijke organisatie op deze, en nog andere benoemde uitgangspunten afgestemd. Daar waar nodig is onder andere de organisatorische positionering van functionarissen en organisatie-onderdelen herschikt. Maar een en ander vraagt ook om een op die uitgangspunten af te stemmen cultuur. Daar wordt inmiddels aan gebouwd. Een cultuur die klantgericht is, waarin nog meer wordt samengewerkt en waar resultaten worden bereikt. En waarin slim en efficiënt wordt gewerkt en competenties van medewerkers verder worden ontwikkeld. Onder meer met training, vorming en opleiding.

Cruciaal voor tevredenheid bij de klant zijn de medewerkers van de organisatie. Zij verenigen professionaliteit, resultaatgerichtheid, een open houding en een respectvolle benadering met elkaar. Wat we naar buiten uitstralen, geven we aan de binnenkant vorm. Het streven is naar kwalitatief goed geëquipeerde medewerkers, die proactief zijn en voor hun product en/of klant staan.

Directie, afdelingshoofden en coördinatoren/opzichters vervullen een cruciale rol in het realiseren van de organisatievisie. Zij bieden ondersteuning en coaching aan medewerkers. Zij dragen de organisatievisie uit naar de rest van de organisatie. Medewerkers krijgen op die manier duidelijkheid omtrent visie, strategie, doelstellingen en de genomen beslissingen. Dit is nodig om eigen verantwoordelijkheid te kunnen nemen en te kunnen groeien in zelfstandigheid. Voor de stijl van leidinggeven betekent dit sturen op verantwoordelijkheid. Sturen geeft duidelijkheid.

De gemeente heeft een hoog ambitieniveau. Er staan diverse projecten op stapel, zoals de 3e ontsluitingsweg, reconstructie Julianaweg Volendam en diverse bouwprojecten. En de wereld om ons heen staat ook niet stil. Lokale overheden krijgen steeds meer taken. Dan heb je extra capaciteit nodig. Niet alleen capaciteit in de vorm van extra handjes, maar ook voor bijzondere kennis, ervaring en expertise. Als je weet dat je dat niet in huis hebt, maar ook niet structureel nodig zult blijven hebben, dan ligt de keuze voor de hand om in te lenen. Dat geeft je organisatie een flexibele schil. Die flexibele schil, die qua omvang per periode kan verschillen, stelt de gemeentelijke organisatie in staat om:

• pieken en dalen in het werkaanbod op te vangen en snel te kunnen reageren op een veranderende vraag naar diensten;
• een vacatureperiode te overbruggen, en
• specialismen in te huren.

Naast een inzet op (tijdelijke) projecten kan die flexibele schil ook ingezet worden voor personele frictie, waaronder de vervanging van langdurige arbeidsongeschikte medewerkers en om tussentijds in moeilijk vervul-bare vacatures te kunnen voorzien. Ook in 2019 heeft de gemeente een beroep (moeten) doen op die flexibele schil om de klus te kunnen klaren. De flexibele schil is momenteel een onmisbaar instrument om de organisatiedoelstellingen te kunnen halen.  

De gemeente heeft haar missie/visie inhoud gegeven en haar kernwaarden benoemd. Als het gaat om de organisatie investeren we niet alleen in het verder ontwikkelen van de organisatie. We bouwen verder aan het fundament dat er al ligt. Resultaten bereiken we door het implementeren van de missie/visie en benoemde kernwaarden in de (uitvoerings) praktijk. En dat kunnen we alleen maar bereiken met elkaar, in denken en in doen!

Personeelsomvang

De feitelijke ambtelijke bezetting binnen de organisatie (281,3 fte) is ten opzichte van de voor 2019 geraamde primitieve formatie (278,3 fte) gestegen. De stijging had voor het begrotingsjaar 2019 nog hoger uit kunnen vallen als alle vacante formatie voor 2019 nog in dat begrotingsjaar zou zijn ingevuld. Het hoge ambitieniveau van de gemeente, toename van gemeentelijke taken als gevolg van decentralisatie van Rijkstaken en de samenwerking met de Stichting Werkplus zijn mede debet aan de stijging van de formatie. In 2019 is, en zoals hiervoor al is aangegeven, er voor gekozen zoveel als mogelijk te werken met een zogenaamde flexibele schil om in eerste aanleg het extra werkaanbod op te kunnen vangen. Die flexibele schil is met name ingevuld met externe inlening van arbeidskrachten. Factoren voor die keuze waren onder andere gewenste expertise, tijdelijkheid van specifiek werkaanbod, ondersteunende diensten en het opvangen van personele frictie. De flexibele schil biedt de gemeente de gelegenheid haar vaste formatie en  bezetting verder af te stemmen op een voor de toekomst gewenste invulling van een wendbare organisatie. Dit aan de hand van haar ambities, missie/visie en kernwaarden. Een flexibele schil met externe inlening brengt wel hogere lasten met zich mee ten opzichte van een vaste ambtelijke bezetting. De baten van de flexibele inzet zullen zich in de nabije toekomst dan ook onder meer moeten gaan vertalen in een meer efficiënte en effectieve organisatie. De flexibele inzet met externe inlening is deels gefinancierd vanuit de hiervoor bedoelde vacante formatieruimte. En deels met de extra, en bijvoorbeeld op projectbasis, daarvoor beschikbaar gestelde gelden, dan wel met een te bereiken inverdieneffect bij bijvoorbeeld Inkoop.    

De realisatie per 31-12-2019 met betrekking tot het actief ambtelijk personeel en bestuur (exclusief externe inlening) laat een onderbesteding zien ten opzichte van de primitieve raming personele uitgaven 2019 van € 948.200. Deze onderbesteding is met name toe te rekenen aan (nog) niet ingevulde vacante formatie in 2019.
Voor wat betreft de uitgaven externe inlening over het boekjaar 2019 is binnen de jaarrekeningstaat personele uitgaven een bedrag verantwoord van € 2.572.064.De dekking voor die uitgaven wordt gevonden door de hiervoor genoemde onderbesteding op formatie, het standaard budget inlening personeel voor frictie van € 250.000 en de voor het boekjaar 2019 extra beschikbaar gestelde gelden voor aanvullende formatie en inlening ten behoeve van specifieke werkzaamheden. Het bedrag van € 2.572.064 is exclusief de kosten van externe inlening verbonden aan enkele projecten waarvoor een afzonderlijke dekking in de (programma)begroting is aangewezen.
 
Vacatureruimte
Vanaf het begrotingsjaar 2020 wordt verder invulling gegeven aan de vacante formatieruimte. Die invulling richt zich dan op de voorgestane organisatie-ontwikkeling. Een ontwikkeling afgestemd op de ambities, missie/visie en kernwaarden van de gemeente. En vertaald vanuit de (meerjaren) programmabegroting.  Een aandachtspunt de komende jaren is de verwachte natuurlijke uitstroom van medewerkers. De arbeidsmarkt staat onder druk. Dat merken ook overheden bij het aantrekken van nieuw personeel. En met name voor functie met een specialistische kennis en ervaring. Er ligt een focus op het aantrekken van jonge medewerkers die zich verder kunnen ontwikkelen en kunnen doorgroeien. En die waar mogelijk te zijner tijd kunnen instromen in functies die door natuurlijk verloop vrijkomen De gemeentelijke organisatie kent een vergrijzing. De gemiddelde leeftijd van de medewerker gemeente Edam-Volendam is rond de 48 jaar. Die vergrijzing in combinatie met de hiervoor al geschetste organisatie- en maatschappelijke ontwikkelingen vraagt om regie nemen en houden. Een regie met een focus op strategische personeelsplanning als onderdeel van een nog uit te werken strategisch personeelsmanagement.

Inhuurkosten

Een onderdeel van de bedrijfsvoering betreft de inzet en daarmee het kostenonderdeel externe inlening.  Deze inlening is onderdeel van de zgn. flexibele schil binnen de personele bezetting. Er wordt naar gestreefd om de uitgaven rond externe inlening beperkt te houden binnen de afspraken. Daarbij wordt altijd eerst gekeken naar mogelijke interne oplossingen, alvorens er extern ingehuurd wordt. Waar nodig wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling op projecten als de gemeente zelf niet over onder andere daarvoor benodigde de specialistische kennis beschikt.

Zoals hiervoor al is aangegeven wordt bij de inzet van inhuurkrachten onderscheid gemaakt tussen inhuur ten laste van vacante formatieruimte enerzijds en inhuur voor de realisatie van specifieke projecten anderzijds. De eerste betreft feitelijk de vervanging in verband met vacatures of bijvoorbeeld de voorziening in personele frictie, waaronder ziekte/arbeidsongeschiktheid. Dekking hiervan wordt zoveel mogelijk gevonden in de aanwezige onderbesteding van het salarisbudget. Voor de tweede soort inhuur zijn specifieke exploitatie-budgetten of investeringsbudgetten beschikbaar.

Jaarlijkse aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen

In de begroting 2019 en de daaraan gekoppelde meerjarenraming zijn verplichtingen opgenomen, die voortvloeien uit wachtgelden/pensioenen wethouders, werkgeverslasten overige post-actieven. Voor de vakantiedagen wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkmatige opname. De verplichtingen met betrekking tot de wachtgelden van gewezen wethouders zijn in overleg met de accountant ondergebracht in een daartoe strekkende voorziening, geregistreerd onder nr. 97490 (Voorziening Appa). Voor 2019 zijn de volgende uitgaven gerealiseerd.